Demande d'information sur la construction : Modèle, bonnes pratiques

En tant que spécialiste de l'architecture, de l'ingénierie et de la construction (AEC), vous êtes probablement familiarisé avec l'utilisation des RFI dans la construction. Pourtant, peu d'architectes ou d'entrepreneurs connaissent les coûts réels d'un flux de travail sous-optimal en matière de gestion des RFI dans le secteur de la construction. Près de $860,000 sur $1million dépensés pour des projets à long terme sont alloués à la gestion de la documentation RFI, selon les conclusions d'une étude de l'AEC sur la gestion des RFI. Enquête du forum Navigant Construction qui a porté sur près de 1 400 projets.

Essayez de vous faire à l'idée que près de 86% de dépenses ne sont pas consacrées à la construction, mais au temps perdu pendant que de multiples parties prenantes se renvoient des demandes d'information inefficaces. Il s'agit d'un gaspillage colossal des ressources du client, mais il est possible de le rendre efficace grâce à une gestion de projet appropriée. Lisez la suite pour savoir ce qu'est une demande d'information, à quoi elle sert, comment rédiger un document de demande d'information et comment y répondre correctement.

Qu'est-ce que la RFI dans la construction ?

En règle générale, une demande d'information dans le domaine de la construction est un document destiné à lever les ambiguïtés, à combler les lacunes ou à clarifier les problèmes qui se posent au cours du projet de construction. Les sous-traitants adressent généralement ces demandes d'information aux entrepreneurs généraux ou aux clients afin de résoudre un problème particulier. Le terme peut également s'appliquer aux demandes initiales faites par le client avant la phase d'appel d'offres pour recueillir des informations préliminaires sur les coûts et les méthodes d'exécution du projet par les différents entrepreneurs.

À quoi sert-il ?

Aucune conception, aucun plan de construction, aucune documentation sur l'état d'avancement des travaux ni aucun schéma ne peut prévoir tous les problèmes susceptibles de survenir au cours d'un projet de construction de longue durée. Il se peut que certains matériaux ou équipements doivent être remplacés, que certaines configurations de systèmes doivent être mises à jour, et de nombreux autres problèmes peuvent survenir. Pour éviter des retouches coûteuses, chaque cas doit être mis en évidence de manière appropriée et traité selon un flux de travail stable.

L'exemple le plus courant de demande d'information dans le secteur de la construction est la demande d'un sous-traitant à un entrepreneur général de fournir des détails supplémentaires dans des situations telles que les suivantes :

• Clarification de la conception. De nombreuses modifications peuvent intervenir au cours du projet. Si une partie de la conception n'est pas claire ou contient des conflits avec la structure actuelle, une demande d'information doit être déposée.
• Substitution de matériaux. Il arrive que les matériaux prévus à l'origine deviennent inopinément indisponibles, inabordables ou ne conviennent plus au projet. Cela signifie qu'il est temps de discuter d'un remplacement approprié.
• Résolution des problèmes de construction. Pour diverses raisons, la séquence de construction prévue peut être modifiée, ce qui peut entraîner de nombreux problèmes. Une demande d'information permet de s'assurer que ces changements ne font pas dérailler le projet.
• Clarification des termes du contrat. Aucun contrat ne peut prévoir toutes les éventualités. La demande d'information permet d'identifier les cas où le budget ou le calendrier du projet doit être ajusté.

Comme vous pouvez le constater, des éléments tels que les demandes d'information sur la construction constituent une partie précieuse de la documentation globale du projet et doivent être traités avec attention afin de garantir une exécution sans heurts du projet.

Pourquoi utiliser la technologie RFI pour la construction

Dans de nombreux cas, les ambiguïtés ou les litiges non résolus au cours de la phase de planification ou de conception entraînent des dépenses considérables pour les travaux de reprise à l'avenir. Le maintien d'un flux de travail sain et transparent pour les demandes d'information permet de structurer la discussion et d'aborder rapidement les problèmes. Dans le secteur de la construction, le temps est un facteur essentiel. Une réponse à une demande d'information est donnée en moyenne en une semaine..

Cependant, il arrive que l'entrepreneur ne puisse pas répondre à une demande d'information et qu'il la transmette à l'architecte, aux concepteurs ou aux parties prenantes du client. Il en résulte de nombreuses discussions entre plusieurs parties. L'utilisation d'une technologie spécialisée pour émettre et répondre numériquement aux demandes d'information permet d'assurer la traçabilité de toutes ces discussions et de rendre l'ensemble du processus prévisible. Pendant ce temps, il y a quelques années, plus de 20% de cas de RFI de construction restés sans réponse).

Voici à quoi ressemble une procédure approximative de demande d'information :

• Lorsqu'un sous-traitant rencontre un problème, il rédige une demande d'information et la soumet à un entrepreneur pour qu'il la clarifie.
• Dans la mesure du possible, l'entrepreneur général s'efforce d'apporter une réponse précise au défi décrit dans la demande d'information.
• Si des informations supplémentaires sont nécessaires, la demande d'information est transmise aux participants au projet concernés - concepteurs, architectes, ingénieurs, parties prenantes du client, etc. Si la demande nécessite des éclaircissements supplémentaires, la demande d'information peut être renvoyée au sous-traitant pour qu'il fournisse davantage de détails.
• Si la demande nécessite des éclaircissements supplémentaires, la demande d'information peut être renvoyée au sous-traitant pour qu'il fournisse davantage de détails.
• Dès que la demande d'information reçoit une réponse claire de la personne compétente, elle est renvoyée au sous-traitant.
• Si la réponse fournit tous les détails nécessaires, le travail peut se poursuivre. Si ce n'est pas le cas, on rince et on recommence.

Naturellement, pendant qu'un entrepreneur attend une réponse à une demande d'information et met le travail en attente, le client perd de l'argent. C'est pourquoi un processus de demande d'information bien structuré permet de s'assurer que toutes les demandes et requêtes sont vues, entendues et traitées afin de garantir que le projet reste sur la bonne voie. Cela nous amène au point suivant : comment s'assurer que le processus de demande d'information fonctionne bien ?

Comment rédiger une demande d'information sur la construction

Vous souhaitez que vos demandes d'information reçoivent une réponse rapide et qu'elles apportent une contribution précieuse. Pour ce faire, elles doivent être structurées d'une certaine manière. Voici un exemple de demande d'information dans le secteur de la construction :

• Une description claire d'un problème. Décrivez de manière concise le problème en question et soyez bref, avec un seul problème par demande d'information.
• Une proposition de solution de l'expertise disponible.
• Un peu de contexte, pour ne laisser aucune place à l'incertitude.
• Visuels une description du problème, le cas échéant. Photos, dessins ou toute autre information pouvant aider à visualiser le problème.

En suivant ce modèle, la partie qui émet une demande d'information maximise ses chances de recevoir une réponse rapide, concise et pertinente.

Meilleures pratiques en matière de traitement des demandes d'information

• Nom du projet. Une société d'entrepreneurs travaille rarement sur un seul projet à la fois. Le fait d'indiquer le nom du projet permet de comprendre rapidement à quoi se rapporte la demande d'information.
• Date de création. Cela permet d'assurer la cohérence de la chronologie et de garder une trace de la date à laquelle tel ou tel problème s'est posé.
• Le numéro de la RFI. Ils peuvent être chronologiques ou formés selon d'autres règles, et doivent être uniques pour permettre de retrouver facilement les données plus tard, en cas de besoin.
• Les coordonnées du destinataire. Une demande d'information doit contenir une liste des personnes qui doivent la recevoir. Il ne s'agit pas de courriels, mais de noms complets et de fonctions.
• Le nom du sujet. Indiquez clairement l'objectif de la demande d'information. La mention "Veuillez clarifier" ne convient pas, la mention "Questions sur la plomberie" est préférable, la mention "Problème avec les raccords sur le drainage" est la meilleure.
• Détails de la demande d'information. La raison de la soumission de cette demande d'information et les détails que vous souhaitez obtenir de la réponse.
• Date de réponse. Comme mentionné ci-dessus, généralement une semaine après la date de délivrance, mais cela peut être plus tôt en cas d'urgence.
• Une référence à la documentation. Si une question décrite dans la présente demande de renseignements est liée à un autre document, indiquez son numéro de référence et son format afin de faciliter la localisation des détails pertinents.
• Nom de l'émetteur. Cela permettra aux autres parties de savoir à qui répondre.
• Coordonnées de l'entreprise. Cela permettra également de réduire la recherche parmi les nombreuses demandes d'information.
• Date de réponse. Notez-le lorsque l'émetteur de la demande d'information a reçu une réponse.

Comme ces détails sont les mêmes dans tous les formulaires de demande d'information sur la construction, il est tout à fait logique de préparer un modèle de demande d'information à utiliser dans vos projets.

Exemple de modèle de demande d'information

N'hésitez pas à utiliser ce formulaire Modèle de demande d'information (un document Google sans droits d'édition, veuillez donc en faire une copie). Enregistrez-le au format PDF si vous en avez besoin, afin qu'il soit plus facile de l'envoyer par courriel si votre entreprise ne dispose pas encore d'un logiciel spécialisé de gestion des demandes d'information. Il est également utile de disposer d'une feuille de calcul Google (ou d'un fichier Excel) pour une demande d'information. Journal de traitement des RFI afin d'assurer la cohérence et la traçabilité du traitement de chaque demande d'information. Le lien ci-dessus présente les étapes de chaque demande d'information :

• Ouvert. Demande de RFI ajoutée, modifications en cours.
• Fermé. La demande de RFI a été clôturée car des modifications ont été apportées.
• Renvoyé. Retour de la demande d'information à l'émetteur pour clarification supplémentaire
• Non valide. La demande d'information a perdu sa validité et a été clôturée.

Vous pouvez également utiliser un système de gestion de projet tel que Procore, Bim360, Trello ou Asana, Jira ou Youtrack - où vous pouvez assigner des tâches à une certaine personne, y joindre des fichiers et suivre l'état d'avancement de chaque tâche.

Assurer le suivi de la mise en œuvre des demandes de renseignements. Dans le cas contraire, on risque de manquer des mises à jour essentielles ou de voir le processus engorgé par des dizaines et des centaines de demandes non résolues. Comme le traitement de la documentation des demandes de renseignements requiert l'attention de toutes les personnes concernées, il est préférable de suivre l'évolution de la situation lors des réunions de coordination BIM.

Meilleures pratiques en matière de traitement des demandes d'information

• Nom du projet. Une société d'entrepreneurs travaille rarement sur un seul projet à la fois. Le fait d'indiquer le nom du projet permet de comprendre rapidement à quoi se rapporte la demande d'information.
• Date de création. Cela permet d'assurer la cohérence de la chronologie et de garder une trace de la date à laquelle tel ou tel problème s'est posé.
• Le numéro de la RFI. Ils peuvent être chronologiques ou formés selon d'autres règles, et doivent être uniques pour permettre de retrouver facilement les données plus tard, en cas de besoin.
• Les coordonnées du destinataire. Une demande d'information doit contenir une liste des personnes qui doivent la recevoir. Il ne s'agit pas de courriels, mais de noms complets et de fonctions.
• Le nom du sujet. Indiquez clairement l'objectif de la demande d'information. La mention "Veuillez clarifier" ne convient pas, la mention "Questions sur la plomberie" est préférable, la mention "Problème avec les raccords sur le drainage" est la meilleure.
• Détails de la demande d'information. La raison de la soumission de cette demande d'information et les détails que vous souhaitez obtenir de la réponse.
• Date de réponse. Comme mentionné ci-dessus, généralement une semaine après la date de délivrance, mais cela peut être plus tôt en cas d'urgence.
• Une référence à la documentation. Si une question décrite dans la présente demande de renseignements est liée à un autre document, indiquez son numéro de référence et son format afin de faciliter la localisation des détails pertinents.
• Nom de l'émetteur. Cela permettra aux autres parties de savoir à qui répondre.
• Coordonnées de l'entreprise. Cela permettra également de réduire la recherche parmi les nombreuses demandes d'information.
• Date de réponse. Notez-le lorsque l'émetteur de la demande d'information a reçu une réponse.

Comme ces détails sont les mêmes dans tous les formulaires de demande d'information sur la construction, il est tout à fait logique de préparer un modèle de demande d'information à utiliser dans vos projets.

Réunions de coordination BIM - un excellent outil pour assurer la fluidité du travail

De telles réunions devraient avoir lieu une fois par semaine afin de suivre le processus de résolution des demandes d'information. Lorsque les personnes ont un calendrier régulier de réunions, qu'elles connaissent les limites de leur participation et qu'elles perçoivent la valeur réelle du processus, les choses se déroulent beaucoup plus facilement. Il existe une excellente liste de 50 conseils pour réussir les réunions de coordination BIMNous en donnons un bref aperçu ci-dessous.

• Commencez par la coordination. Attribuez un temps approprié à tous les participants, laissez-les se présenter, consacrez un peu de temps à la présentation du fonctionnement du logiciel et fixez d'emblée les règles de base du processus.
• Une bonne préparation est la moitié du succès. Attribuez automatiquement les problèmes à chaque équipe et informez tout le monde de la prochaine date de détection des conflits. Triez les problèmes par date et résolvez d'abord les plus urgents. Créez un rapport de coordination et envoyez-le à l'avance, afin que les personnes arrivent prêtes et que les réunions soient plus efficaces en moins de temps.
• Obtenir l'adhésion de la direction. Communiquer clairement la valeur de la coordination BIM au maître d'ouvrage. Son poids et son influence permettront d'obtenir l'adhésion des autres parties prenantes. Communiquer clairement le calendrier, les limites et les attentes.
• Suivez quelques bonnes pratiques. Ne faites participer à la réunion que les personnes dont vous avez besoin à ce stade du projet. Plus elles sont nombreuses à avoir de l'expérience sur le terrain, mieux c'est. Gardez toujours un œil sur les échéances intermédiaires et félicitez chaque équipe pour chaque réalisation, qu'elle soit petite ou grande. Les gens ont tendance à consacrer plus d'efforts lorsqu'ils reçoivent une gratification, et pas seulement pour résoudre des problèmes lors des réunions de coordination BIM.
• Établissez des priorités de manière impitoyable. Seules les questions qui exigent la coopération de plusieurs équipes devraient être à l'ordre du jour. Si un défi, quelle que soit son ampleur, relève entièrement de la responsabilité d'une seule équipe, déléguez-le-lui et tenez-la pour responsable de sa réalisation dans les délais impartis. Ce n'est qu'en cas d'obstacles majeurs nécessitant l'intervention d'autres équipes qu'il convient d'ajouter ces cas à l'ordre du jour, faute de quoi les gens s'ennuieront rapidement à force d'écouter des questions qui ne les concernent en rien.

Il n'existe pas de formule toute faite pour une réunion de coordination BIM. Vous devez donc analyser en permanence ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et adapter le processus en conséquence. Ce n'est qu'ainsi que vous serez en mesure de traiter efficacement les demandes d'information sur la construction.

Comment répondre efficacement aux demandes d'information sur la construction

Il est facile d'être submergé par des centaines de demandes d'information en attente d'une réponse. Il est donc préférable de suivre quelques conseils simples pour s'assurer que vous traitez correctement les demandes d'information :

• Enregistrer les demandes de renseignements. Demande de RFI ajoutée, modifications en cours.
• Analyser les problèmes avec diligence. Il est bien trop fréquent qu'une demande d'information doive être soumise à nouveau par l'entrepreneur, car la réponse initiale n'était pas assez détaillée. Prenez votre temps et assurez-vous de bien comprendre les besoins de l'appel d'offres dès la première fois.
• Consulter d'autres parties si nécessaire. Il est préférable de prendre le temps de discuter de la question avec les architectes ou les ingénieurs si elle n'entre pas dans le cadre de vos fonctions.
• Réponse détaillée. Une fois encore, plus vous passez de temps à formuler une réponse pertinente, moins il y a de chances que cette demande d'information soit à nouveau soumise et que le projet subisse des pertes. Répondez pleinement à la question et les demandes d'information seront résolues pour de bon.

Ces quatre étapes peuvent sembler simples et évidentes, mais leur mise en œuvre et leur application systématique par votre équipe demandent un certain effort.

Conclusion

L'utilisation de la RFI dans le secteur de la construction est essentielle si vous voulez vous assurer que vos projets progressent toujours avec un minimum de perturbations. Plus tôt vous mettrez en œuvre le processus RFI dans vos flux de travail, moins d'efforts et de temps seront consacrés aux litiges, aux malentendus et aux travaux de reprise.

Cet article présente ce qu'est une demande d'information dans le secteur de la construction, pourquoi vous devez l'utiliser, comment la créer et comment s'assurer que la documentation des demandes d'information est traitée de la manière la plus efficace. Si vous avez d'autres questions sur l'amélioration du processus de gestion des DDR dans votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter. appelez-nousPowerkh est prêt à vous aider