Pliego de condiciones de construcción: Plantilla, buenas prácticas

Como especialista en arquitectura, ingeniería y construcción (AEC), es probable que esté familiarizado con el uso de RFI en la construcción. Sin embargo, no muchos arquitectos o contratistas conocen realmente los costes reales de un flujo de trabajo de gestión de RFI en la construcción que no sea óptimo. Casi $860.000 de cada $1millones gastados en proyectos a largo plazo se destinan a gestionar la documentación RFI, según las conclusiones de un Encuesta del foro Navigant Construction que afectó a casi 1.400 proyectos.

Intente hacerse a la idea de que casi 86% de los gastos no se destinan a la construcción, sino al tiempo que se pierde mientras múltiples partes interesadas se intercambian RFI ineficaces. Se trata de un despilfarro colosal de los recursos del cliente, pero puede hacerse eficiente con una gestión adecuada del proyecto. Siga leyendo para saber qué es un RFI, para qué se utiliza, cómo redactar un documento de construcción RFI y cómo responder correctamente a él.

¿Qué es el RFI en la construcción?

Por regla general, una solicitud de información en la construcción es un documento destinado a resolver cualquier ambigüedad, rellenar lagunas o aclarar cualquier duda que surja durante el proyecto de construcción. Los subcontratistas suelen enviar estas RFI a los contratistas generales o a los clientes para resolver un problema concreto. El término también puede aplicarse a las consultas iniciales realizadas por el cliente antes de la fase de licitación para recabar información preliminar sobre los costes y métodos de ejecución del proyecto por parte de los distintos contratistas.

¿Para qué sirve?

Ni los diseños, ni los planos de construcción, ni la documentación as-built, ni los anteproyectos pueden predecir todos los problemas que pueden surgir en un proyecto de construcción de larga duración. Es posible que haya que sustituir materiales o equipos, que haya que actualizar configuraciones de sistemas y que surjan otros muchos problemas. Para evitar costosas repeticiones en el futuro, cada caso debe señalarse adecuadamente y procesarse de acuerdo con un flujo de trabajo estable.

El ejemplo más común de RFI en la construcción adopta la forma de una solicitud de un subcontratista a un contratista general para que proporcione detalles adicionales en situaciones como:

• Aclaración sobre el diseño. Durante el proyecto pueden producirse muchos cambios. Si alguna parte del diseño no estuviera clara o contuviera conflictos con la estructura real, deberá presentarse una solicitud de información.
• Sustitución de materiales. A veces, los materiales originalmente previstos dejan de estar disponibles inesperadamente, son inasequibles o ya no resultan adecuados para el proyecto. Es el momento de buscar un sustituto adecuado.
• Resolución de problemas de construcción. Por diversas razones, la secuencia de construcción prevista puede cambiar y, como consecuencia, pueden surgir múltiples problemas. Un RFI ayuda a garantizar que estos cambios no hagan descarrilar el proyecto.
• Aclaración de los términos del contrato. Ningún contrato puede prever todas las eventualidades. El RFI ayuda a resolver los casos en los que hay que ajustar el presupuesto o el calendario del proyecto.

Como puede ver, elementos como la solicitud de manifestaciones de interés para la construcción constituyen una parte valiosa de la documentación general del proyecto y deben tratarse con atención para garantizar una ejecución sin problemas.

Por qué utilizar la tecnología RFI para la construcción

En muchos casos, las ambigüedades o disputas no resueltas durante la fase de planificación o diseño se traducen en enormes gastos de reelaboración en el futuro. Mantener un flujo de trabajo saludable y transparente ayuda a estructurar el debate y a abordar los problemas con prontitud. El tiempo es esencial en la construcción, por lo que un La respuesta media a una RFI es de una semana.

Sin embargo, a veces el contratista no puede responder a una solicitud de información y la remite al arquitecto, los diseñadores o las partes interesadas del cliente. Esto da lugar a muchas discusiones de ping-pong entre varias partes. El uso de tecnología especializada para emitir y responder digitalmente a las solicitudes de información ayuda a mantener la trazabilidad de todas estas discusiones y a que todo el proceso sea predecible. Mientras tanto, hace unos años, más de 20% de casos de RFI de construcción quedaron sin respuesta).

Este es el aspecto aproximado de un proceso de solicitud de información:

• Cuando un subcontratista se encuentra con un problema, redacta un RFI y lo envía al contratista para que lo aclare.
• Si es posible, un contratista general intenta dar una respuesta precisa al reto descrito en la solicitud de información.
• Si se necesita información adicional, la solicitud de información se envía a los participantes en el proyecto (diseñadores, arquitectos, ingenieros, partes interesadas del cliente, etc.). Si la solicitud requiere más aclaraciones, la solicitud de información puede devolverse al subcontratista para que aporte más detalles.
• Si la solicitud necesita aclaraciones adicionales, la solicitud de manifestaciones de interés puede devolverse al subcontratista para que aporte más detalles.
• En cuanto la solicitud de información recibe una respuesta clara de la persona adecuada, se envía de nuevo al subcontratista.
• Si la respuesta proporciona todos los detalles necesarios, el trabajo puede continuar. Si no es así, hay que aclarar y repetir.

Naturalmente, mientras un contratista espera una respuesta a un RFI y deja el trabajo en suspenso, el cliente pierde dinero. Por lo tanto, contar con un proceso de RFI bien estructurado ayuda a garantizar que todas las solicitudes y consultas se vean, se escuchen y se aborden para asegurar que el proyecto siga su curso. Esto nos lleva al siguiente punto: ¿cómo asegurarse de que el proceso de RFI funciona bien?

Cómo redactar una solicitud de información para la construcción

Usted quiere que sus RFI reciban una respuesta rápida y aporten información valiosa. Para garantizar este resultado, deben estructurarse de una determinada manera. He aquí un ejemplo de RFI en la construcción:

• Una descripción clara de un problema. Describa de forma concisa el tema en cuestión y sea breve, con un tema por solicitud de información.
• Una solución sugerida derivados de la experiencia disponible.
• Un poco de contexto, para no dejar lugar a la incertidumbre.
• Visuales Descripción del problema, si procede. Fotos, diseños o cualquier otra información que pueda ayudar a visualizar el problema.

Siguiendo este patrón, la parte que emite una solicitud de información maximiza las posibilidades de recibir una respuesta oportuna, concisa y precisa.

Mejores prácticas de gestión del proceso de solicitud de manifestaciones de interés

• Nombre del proyecto. Una empresa contratista rara vez trabaja en un solo proyecto a la vez. Indicar el nombre del proyecto ayuda a comprender rápidamente a qué se refiere la solicitud de información.
• Fecha de creación. Esto ayuda a mantener la coherencia temporal y a saber cuándo surgió tal o cual problema.
• El número de RFI. Pueden ser cronológicos o estar formados según otras reglas, y sólo tienen que ser únicos para ayudar a encontrar los datos con facilidad más adelante, si surge la necesidad.
• Los datos del destinatario. Una solicitud de información debe contener una lista de las personas que deben recibirla. No correos electrónicos, sino nombres completos y cargos.
• El nombre del sujeto. Exponga claramente el propósito de la solicitud de información. No está bien decir "Por favor, aclárelo", es mejor decir "Preguntas sobre fontanería" o "Problema con los accesorios de desagüe".
• Detalles del RFI. El motivo por el que presenta esta solicitud de información y los detalles que necesita obtener de la respuesta.
• Fecha de respuesta. Como ya se ha dicho, normalmente una semana después de la fecha de expedición, pero puede ser antes si hay una urgencia.
• Una referencia a la documentación. Si un asunto descrito en esta RFI está relacionado con algún otro documento, indique su número de referencia y formato para facilitar la localización de los detalles pertinentes.
• Nombre del emisor. Esto ayudará a las otras partes a identificar a quién responder.
• Datos de la empresa. Esto también ayudará a acotar la búsqueda entre tantas RFI.
• Fecha de respuesta. Anótelo cuando el emisor de la RFI haya recibido una respuesta.

Como estos detalles son los mismos en todos los formularios de solicitud de información para la construcción, preparar una plantilla de solicitud de información para utilizarla en sus proyectos tiene mucho sentido.

Ejemplo de plantilla de solicitud de información

Puede utilizar este formulario rellenable Plantilla de solicitud de información (un documento de Google sin derechos de edición, así que haga una copia). Guárdelo en formato PDF si lo necesita, para que sea más fácil enviarlo por correo electrónico si su empresa aún no dispone de un software especializado de gestión de RFI. También tiene sentido tener una hoja de cálculo de Google (o un archivo de Excel) para un Registro de tramitación de RFI para garantizar la coherencia y la trazabilidad en la gestión eficaz de cada solicitud de información. El enlace anterior muestra las etapas de cada solicitud de RFI:

• Abierto. Solicitud de RFI añadida, cambios pendientes.
• Cerrado. Solicitud de RFI cerrada al haberse realizado cambios.
• Devuelto. Solicitud de RFI devuelta al emisor para aclaraciones adicionales
• No es válido. La solicitud de RFI perdió su validez y se cerró.

Esto también se puede hacer utilizando cualquier sistema de gestión de proyectos como Procore, Bim360, Trello o Asana, Jira o Youtrack, dondequiera que puedas asignar tareas a una persona determinada, adjuntarles archivos y hacer un seguimiento del estado de cada tarea.

Realice un seguimiento de la aplicación de la RFI. De lo contrario, se corre el riesgo de perder actualizaciones críticas o de que el proceso se atasque con docenas y cientos de solicitudes sin resolver. Dado que la gestión de la documentación RFI requiere la atención de todas las personas implicadas, la mejor forma de hacer un seguimiento del progreso es durante las reuniones de coordinación BIM.

Mejores prácticas de gestión del proceso de solicitud de manifestaciones de interés

• Nombre del proyecto. Una empresa contratista rara vez trabaja en un solo proyecto a la vez. Indicar el nombre del proyecto ayuda a comprender rápidamente a qué se refiere la solicitud de información.
• Fecha de creación. Esto ayuda a mantener la coherencia temporal y a saber cuándo surgió tal o cual problema.
• El número de RFI. Pueden ser cronológicos o estar formados según otras reglas, y sólo tienen que ser únicos para ayudar a encontrar los datos con facilidad más adelante, si surge la necesidad.
• Los datos del destinatario. Una solicitud de información debe contener una lista de las personas que deben recibirla. No correos electrónicos, sino nombres completos y cargos.
• El nombre del sujeto. Exponga claramente el propósito de la solicitud de información. No está bien decir "Por favor, aclárelo", es mejor decir "Preguntas sobre fontanería" o "Problema con los accesorios de desagüe".
• Detalles del RFI. El motivo por el que presenta esta solicitud de información y los detalles que necesita obtener de la respuesta.
• Fecha de respuesta. Como ya se ha dicho, normalmente una semana después de la fecha de expedición, pero puede ser antes si hay una urgencia.
• Una referencia a la documentación. Si un asunto descrito en esta RFI está relacionado con algún otro documento, indique su número de referencia y formato para facilitar la localización de los detalles pertinentes.
• Nombre del emisor. Esto ayudará a las otras partes a identificar a quién responder.
• Datos de la empresa. Esto también ayudará a acotar la búsqueda entre tantas RFI.
• Fecha de respuesta. Anótelo cuando el emisor de la RFI haya recibido una respuesta.

Como estos detalles son los mismos en todos los formularios de solicitud de información para la construcción, preparar una plantilla de solicitud de información para utilizarla en sus proyectos tiene mucho sentido.

Reuniones de coordinación BIM: una gran herramienta para mantener el flujo de trabajo

Estas reuniones deben celebrarse una vez a la semana para hacer un seguimiento del proceso de resolución de RFI. Cuando la gente tiene un calendario fijo de reuniones, conoce los límites de su participación y percibe el valor real del proceso, las cosas se hacen con mucha más fluidez. Existe un excelente resumen de 50 consejos para que las reuniones de coordinación BIM funcionenA continuación presentamos un breve resumen.

• Empieza por la coordinación. Asigna un tiempo adecuado a todos los participantes, deja que se presenten, dedica algo de tiempo a mostrar cómo funciona el programa y establece las reglas básicas del proceso desde el principio.
• Una buena preparación es la mitad del éxito. Asigne problemas automáticamente a cada equipo y notifique a todos la próxima fecha de detección de conflictos. Ordene las incidencias por fecha y resuelva primero las más urgentes. Crea un informe de coordinación y envíalo con antelación, para que la gente llegue preparada y las reuniones se hagan más en menos tiempo.
• Consiga el apoyo de los directivos. Comunique claramente el valor de la coordinación BIM al propietario. Su peso e influencia ayudarán a que el resto de las partes interesadas se sumen al proyecto. Comunicar claramente los plazos, los límites y las expectativas.
• Siga algunas buenas prácticas. Consiga que asistan a la reunión sólo las personas necesarias en esa fase del proyecto. Cuantos más tengan experiencia in situ, mejor. Controla siempre los plazos intermedios y felicita a cada equipo por cada logro, grande o pequeño. La gente tiende a dedicar más esfuerzo cuando obtiene una gratificación, no solo a tratar los problemas durante las reuniones de coordinación BIM.
• Priorice sin piedad. Sólo deben figurar en el orden del día las cuestiones que exijan la cooperación de varios equipos. Si un reto, por grande que sea, es responsabilidad exclusiva de un solo equipo, deleguémoslo en él y hagámosle responsable de que se resuelva a tiempo. Sólo si aparecen obstáculos importantes que requieran la participación de otros equipos, deben añadirse esos casos al orden del día; de lo contrario, la gente pronto se aburrirá mortalmente de escuchar asuntos que no les conciernen en absoluto.

No existe una fórmula fija para una reunión de coordinación BIM, por lo que debe analizar constantemente lo que funciona y lo que no, y ajustar el proceso en consecuencia. Solo así podrá gestionar los RFI de construcción de forma eficaz.

Cómo responder eficazmente a las solicitudes de información para la construcción

Es muy fácil sentirse abrumado con cientos de solicitudes de manifestaciones de interés esperando una respuesta. Por lo tanto, es mejor seguir algunos consejos sencillos para asegurarse de que gestiona correctamente las solicitudes de manifestaciones de interés:

• Registre los RFI. Solicitud de RFI añadida, cambios pendientes.
• Analice los problemas con diligencia. Es muy habitual que el contratista tenga que volver a presentar una solicitud de información porque la respuesta inicial no era lo suficientemente detallada. Tómese su tiempo y asegúrese de que entiende las necesidades de la solicitud de información desde el principio.
• Consulte con otras partes si es necesario. Es mejor que dediques algún tiempo a discutir el asunto con los arquitectos o ingenieros si queda fuera del ámbito de tus funciones.
• Responda con detalle. Una vez más, cuanto más tiempo dedique a dar una respuesta acertada, menor será la probabilidad de que esta RFI vuelva a presentarse y el proyecto sufra pérdidas. Responda a la cuestión en su totalidad y las RFI quedarán resueltas para siempre.

Estos cuatro pasos pueden parecer sencillos y obvios, pero requiere bastante esfuerzo ponerlos en práctica y hacer que su equipo los siga sistemáticamente.

Conclusión

El uso del RFI en la construcción es esencial si quiere asegurarse de que sus proyectos avanzan siempre con las mínimas interrupciones. Cuanto antes implante el proceso de RFI en sus flujos de trabajo, menos esfuerzo y tiempo dedicará a disputas, malentendidos y reprocesamientos.

Este artículo muestra en qué consiste un RFI en la construcción, por qué debería utilizarlo, cómo crear uno y cómo asegurarse de que la documentación del RFI se gestiona de la forma más eficiente. Si tiene más preguntas sobre cómo mejorar el proceso de gestión de RFI en su empresa - llámenosPowerkh está a su disposición