İnşaat RFI: Şablon, En İyi Uygulamalar

Bir Mimarlık, Mühendislik ve İnşaat (AEC) uzmanı olarak, inşaatta RFI kullanımına aşina olmanız muhtemeldir. Yine de pek çok mimar ya da müteahhit, inşaat RFI'larının optimal olmayan iş akışıyla ele alınmasının gerçek maliyetini bilmiyor. Uzun vadeli projelere harcanan her $1 milyonun yaklaşık $860.000'i RFI dokümantasyonunun ele alınmasına ayrılmaktadır. Navigant İnşaat forum anketi yaklaşık 1.400 projeyi kapsıyordu.

Harcamaların yaklaşık 86%'sinin inşaata değil, birden fazla paydaşın verimsiz RFI'ları ileri geri ping-pong yaparken boşa harcanan zamana gittiği gerçeğini kafanızda canlandırmaya çalışın. Bu, müşterinin kaynaklarının muazzam bir israfıdır - ancak doğru proje yönetimi ile verimli hale getirilebilir. RFI'nin ne olduğu, ne için kullanıldığı, bir RFI inşaat belgesinin nasıl yazılacağı ve buna nasıl uygun şekilde yanıt verileceği hakkında her şeyi öğrenmek için okumaya devam edin.

İnşaatta RFI nedir?

Genel bir kural olarak, inşaatta bilgi talebi, inşaat projesi sırasında ortaya çıkan herhangi bir belirsizliği çözmek, boşlukları doldurmak veya endişeleri açıklığa kavuşturmak için tasarlanmış bir belgedir. Alt yükleniciler genellikle belirli bir sorunu çözmek için bu RFI'ları genel yüklenicilere veya müşterilere verirler. Bu terim, farklı yüklenicilerin maliyetleri ve proje teslim yöntemleri hakkında bazı ön bilgiler toplamak için ihale teklif aşamasından önce müşteri tarafından yapılan ilk sorgulamalar için de geçerli olabilir.

Ne için kullanılıyor?

Hiçbir tasarım, inşaat planı, inşa edildiği haliyle dokümantasyon veya plan, uzun bir inşaat projesi boyunca ortaya çıkabilecek tüm sorunları öngöremez. Bazı malzemelerin veya ekipmanların değiştirilmesi gerekebilir, bazı sistem konfigürasyonlarının güncellenmesi gerekebilir ve ortaya çıkabilecek pek çok başka sorun vardır. İleride masraflı yeniden çalışmalardan kaçınmak için her vaka uygun şekilde vurgulanmalı ve istikrarlı bir iş akışına göre işlenmelidir.

İnşaatta en yaygın RFI örneği, bir alt yükleniciden genel yükleniciye aşağıdaki gibi durumlarda ek ayrıntılar sağlama talebi şeklindedir:

• Tasarım açıklaması. Proje sırasında birçok değişiklik meydana gelebilir. Tasarımın herhangi bir bölümünün belirsiz olması veya gerçek yapıyla çelişki içermesi durumunda, bir RFI dosyalanmalıdır.
• Malzemelerin ikamesi. Bazen başlangıçta tasarlanan malzemeler beklenmedik bir şekilde kullanılamaz, satın alınamaz veya artık proje için uygun olmayabilir. Bu, uygun bir ikameyi tartışma zamanının geldiği anlamına gelir.
• İnşaat sorunlarının çözümü. Çeşitli nedenlerle, planlanan inşaat sırası değişebilir ve sonuç olarak birden fazla sorun ortaya çıkabilir. Bir RFI, bu değişikliklerin projeyi rayından çıkarmamasını sağlamaya yardımcı olur.
• Sözleşme şartlarının açıklığa kavuşturulması. Hiçbir sözleşme tüm olasılıkları öngöremez. RFI, proje bütçesinin veya zaman çizelgesinin ayarlanması gereken durumları çözmeye yardımcı olur.

Gördüğünüz gibi, inşaat RFI gibi öğeler genel proje dokümantasyonunun değerli bir parçasını oluşturur ve projenin sorunsuz bir şekilde yürütülmesini sağlamak için dikkatle ele alınmalıdır.

Neden inşaat RFI teknolojisi kullanılmalı?

Çoğu durumda, planlama veya tasarım aşamasında çözülmemiş belirsizlikler veya anlaşmazlıklar, gelecekte yeniden çalışmalar için büyük harcamalara neden olur. Sağlıklı ve şeffaf bir RFI iş akışının sürdürülmesi, tartışmanın yapılandırılmasına ve sorunların derhal ele alınmasına yardımcı olur. İnşaatta zaman çok önemlidir, bu nedenle ortalama RFI yaklaşık bir hafta içinde yanıtlanır.

Ancak bazen bir RFI yüklenici tarafından yanıtlanamaz ve mimara, tasarımcılara veya müşterinin paydaşlarına iletilir. Bu da birden fazla taraf arasında çok sayıda ping-pong tartışmasına neden olur. RFI'ları dijital olarak düzenlemek ve yanıtlamak için özel teknolojinin kullanılması, tüm bu tartışmaların izlenebilir ve tüm sürecin öngörülebilir olmasına yardımcı olur. Bu arada, birkaç yıl önce 20% inşaat RFI vakası cevapsız kalmıştır).

Bu, yaklaşık bir RFI sürecinin nasıl göründüğünü göstermektedir:

• Bir alt yüklenici bir sorunla karşılaştığında, bir RFI yazar ve açıklığa kavuşturması için yükleniciye gönderir.
• Mümkünse, bir genel yüklenici RFI'da açıklanan zorluğa kesin bir yanıt vermeye çalışır.
• Ek bilgi gerekiyorsa, RFI uygun proje katılımcılarına iletilir - tasarımcılar, mimarlar, mühendisler, müşterinin paydaşları vb. Talebin daha fazla açıklığa kavuşturulması gerekiyorsa, RFI daha fazla ayrıntı için alt yükleniciye iade edilebilir.
• Talebin daha fazla açıklığa kavuşturulması gerekiyorsa, RFI daha fazla ayrıntı için alt yükleniciye iade edilebilir.
• RFI uygun kişiden net bir yanıt alır almaz alt yükleniciye geri gönderilir.
• Yanıt gerekli tüm ayrıntıları sağlıyorsa, çalışma devam edebilir. Değilse - durulayın, tekrarlayın.

Doğal olarak, bir yüklenici bir RFI yanıtı beklerken ve işi beklemeye alırken, müşteri para kaybeder. Bu nedenle, iyi yapılandırılmış bir RFI sürecine sahip olmak, projenin yolunda gitmesini sağlamak için tüm taleplerin ve soruların görülmesini, duyulmasını ve ele alınmasını sağlamaya yardımcı olur. Bu bizi bir sonraki noktaya getiriyor - RFI sürecinin iyi çalışmasını nasıl sağlarsınız?

Bir inşaat RFI'sı nasıl yazılır

RFI'larınızın hızlı bir şekilde yanıtlanmasını ve değerli girdiler sağlamasını istersiniz. Bu sonucu sağlamak için, belirli bir şekilde yapılandırılmaları gerekir. İşte inşaat sektöründe bir RFI örneği:

• Bir sorunun net bir tanımı. Her RFI için bir sorun olmak üzere, eldeki sorunu kısaca tanımlayın ve kısa tutun
• Önerilen bir çözüm mevcut uzmanlıktan kaynaklanmaktadır.
• Biraz bağlam, belirsizliğe yer bırakmamak için.
• Görseller Varsa, sorunu açıklayan bir metin. Sorunun görselleştirilmesine yardımcı olabilecek fotoğraflar, tasarımlar veya diğer bilgiler.

Bu modeli izleyerek, bir RFI yayınlayan taraf zamanında, özlü ve yerinde bir yanıt alma şansını en üst düzeye çıkarır.

RFI sürecinin ele alınmasında en iyi uygulamalar

• Proje adı. Bir yüklenici şirket nadiren aynı anda tek bir proje üzerinde çalışır. Proje adının belirtilmesi, RFI'nın neyle ilgili olduğunun hızlı bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olur.
• Oluşturulma tarihi. Bu, zaman çizelgesini tutarlı tutmaya ve şu veya bu sorunun ne zaman ortaya çıktığını takip etmeye yardımcı olur.
• RFI numarası. Bunlar kronolojik olabilir veya başka kurallara göre oluşturulabilir ve ihtiyaç duyulduğunda verilerin daha sonra kolaylıkla bulunmasına yardımcı olmak için benzersiz olmalıdır.
• Alıcının bilgileri. Bir RFI, onu alması gereken kişilerin bir listesini içermelidir. E-postalar değil, tam isimler ve pozisyonlar.
• Konu adı. RFI'nın amacını açıkça belirtin. "Lütfen açıklığa kavuşturun" iyi değildir, "Tesisatla ilgili sorular" daha iyidir, "Drenajdaki bağlantı parçaları ile ilgili sorun" en iyisidir.
• RFI detayları. Bu RFI'yı gönderme nedeniniz ve yanıttan elde etmeniz gereken ayrıntılar.
• Yanıt tarihi. Yukarıda belirtildiği gibi, genellikle düzenleme tarihinden bir hafta sonra, ancak acil bir durum varsa daha erken olabilir.
• Dokümantasyon için bir referans. Bu RFI'da açıklanan bir konu başka bir belgeyle ilgiliyse, ilgili ayrıntıların bulunmasını kolaylaştırmak için referans numarasını ve biçimini belirtin.
• İhraççının adı. Bu, diğer tarafların kime yanıt vereceğini belirlemesine yardımcı olacaktır.
• Şirket detayları. Bu aynı zamanda çok sayıdaki RFI arasında aramanın daraltılmasına da yardımcı olacaktır.
• Yanıt tarihi. RFI düzenleyicisi bir yanıt aldığında bunu not edin.

Bu detaylar her inşaat RFI formunda aynı olduğundan, projelerinizde kullanmak üzere bir RFI şablonu hazırlamak son derece mantıklıdır.

RFI şablon örneği

Bu doldurulabilir dosyayı kullanmaktan çekinmeyin RFI şablonu (düzenleme hakları olmayan bir Google dokümanı, bu yüzden lütfen bir kopyasını alın). İhtiyaç duymanız halinde PDF formatında kaydedin, böylece şirketinizde henüz özel bir RFI yönetim yazılımı yoksa e-posta ile göndermek daha kolay olacaktır. Ayrıca bir Google elektronik tablosuna (veya bir Excel dosyasına) sahip olmak da mantıklıdır. RFI işleme günlüğü Her RFI'nın verimli bir şekilde ele alınması için tutarlılık ve izlenebilirlik sağlamak. Yukarıdaki bağlantıda her RFI talebinin aşamaları gösterilmektedir:

• Açık. RFI talebi eklendi, değişiklikler beklemede.
• Kapalı. RFI talebi değişiklikler yapıldığı için kapatıldı.
• Döndüm. RFI talebi ek açıklama için ihraççıya iade edildi
• Geçerli değil. RFI talebi geçerliliğini yitirmiş ve kapatılmıştır.

Bu, Procore, Bim360, Trello veya Asana, Jira veya Youtrack gibi herhangi bir proje yönetim sistemi kullanılarak da yapılabilir - belirli bir kişiye görev atayabileceğiniz, bunlara dosya ekleyebileceğiniz ve her görevin durumunu takip edebileceğiniz her yerde.

RFI uygulamasını takip edin. Aksi takdirde, kritik güncellemelerin kaçırılması veya sürecin düzinelerce ve yüzlerce çözülmemiş taleple tıkanması riski vardır. RFI dokümantasyonunun ele alınması ilgili tüm kişilerin dikkatini gerektirdiğinden, ilerleme en iyi BIM koordinasyon toplantıları sırasında izlenir.

RFI sürecinin ele alınmasında en iyi uygulamalar

• Proje adı. Bir yüklenici şirket nadiren aynı anda tek bir proje üzerinde çalışır. Proje adının belirtilmesi, RFI'nın neyle ilgili olduğunun hızlı bir şekilde anlaşılmasına yardımcı olur.
• Oluşturulma tarihi. Bu, zaman çizelgesini tutarlı tutmaya ve şu veya bu sorunun ne zaman ortaya çıktığını takip etmeye yardımcı olur.
• RFI numarası. Bunlar kronolojik olabilir veya başka kurallara göre oluşturulabilir ve ihtiyaç duyulduğunda verilerin daha sonra kolaylıkla bulunmasına yardımcı olmak için benzersiz olmalıdır.
• Alıcının bilgileri. Bir RFI, onu alması gereken kişilerin bir listesini içermelidir. E-postalar değil, tam isimler ve pozisyonlar.
• Konu adı. RFI'nın amacını açıkça belirtin. "Lütfen açıklığa kavuşturun" iyi değildir, "Tesisatla ilgili sorular" daha iyidir, "Drenajdaki bağlantı parçaları ile ilgili sorun" en iyisidir.
• RFI detayları. Bu RFI'yı gönderme nedeniniz ve yanıttan elde etmeniz gereken ayrıntılar.
• Yanıt tarihi. Yukarıda belirtildiği gibi, genellikle düzenleme tarihinden bir hafta sonra, ancak acil bir durum varsa daha erken olabilir.
• Dokümantasyon için bir referans. Bu RFI'da açıklanan bir konu başka bir belgeyle ilgiliyse, ilgili ayrıntıların bulunmasını kolaylaştırmak için referans numarasını ve biçimini belirtin.
• İhraççının adı. Bu, diğer tarafların kime yanıt vereceğini belirlemesine yardımcı olacaktır.
• Şirket detayları. Bu aynı zamanda çok sayıdaki RFI arasında aramanın daraltılmasına da yardımcı olacaktır.
• Yanıt tarihi. RFI düzenleyicisi bir yanıt aldığında bunu not edin.

Bu detaylar her inşaat RFI formunda aynı olduğundan, projelerinizde kullanmak üzere bir RFI şablonu hazırlamak son derece mantıklıdır.

BIM koordinasyon toplantıları - iş akışınızı sürdürmek için harika bir araç

RFI çözüm sürecini takip etmek için bu tür toplantılar haftada bir kez yapılmalıdır. İnsanlar düzenli bir toplantı programına sahip olduklarında, katılımlarının sınırlarını bildiklerinde ve süreçten gerçek bir değer gördüklerinde, işler çok daha sorunsuz bir şekilde halledilir. Mükemmel bir özet var BIM koordinasyon toplantılarının işe yaraması için 50 ipucuve aşağıda kısa bir genel bakış sunuyoruz.

• Koordinasyon ile başlayın. Tüm katılımcılar için uygun bir zaman belirleyin, kendilerini tanıtmalarına izin verin, yazılımın nasıl çalıştığını göstermek için biraz zaman ayırın ve sürecin temel kurallarını en baştan belirleyin.
• İyi bir hazırlık başarının yarısıdır. Sorunları her ekibe otomatik olarak atayın ve yaklaşan çakışma tespit tarihini herkese bildirin. Sorunları tarihe göre sıralayın ve önce en acil olanları çözün. Bir koordinasyon raporu oluşturun ve önceden gönderin, böylece insanlar hazır olsun ve toplantılar daha kısa sürede daha fazla iş yapılsın.
• Yöneticilerin katılımını sağlayın. BIM koordinasyonunun değerini iş sahibine açıkça iletin. Onların ağırlığı ve etkisi, paydaşların geri kalanının gemide kalmasına yardımcı olacaktır. Zamanlama, sınırlar ve beklentileri açıkça belirtin.
• Bazı en iyi uygulamaları takip edin. Sadece o proje aşamasında ihtiyaç duyulan kişilerin toplantıya katılmasını sağlayın. Ne kadar çok kişi sahada deneyim sahibi olursa o kadar iyi olur. Ara teslim tarihlerini daima takip edin ve büyük ya da küçük her başarı için her ekibi tebrik edin. İnsanlar, BIM koordinasyon toplantıları sırasında yalnızca sorunları ele almakla kalmayıp, memnuniyet duyduklarında daha fazla çaba gösterme eğilimindedir.
• Acımasızca öncelik verin. Sadece birden fazla ekibin işbirliğini gerektiren konular gündemde olmalıdır. Bir sorun, ne kadar büyük olursa olsun, tamamen tek bir ekibin sorumluluğundaysa, bu sorunu onlara devredin ve zamanında teslim edilmesinden onları sorumlu tutun. Sadece diğer ekiplerin katılımını gerektiren büyük engeller ortaya çıkarsa, bu tür durumlar gündeme eklenmelidir - aksi takdirde insanlar kısa süre içinde kendilerini hiçbir şekilde ilgilendirmeyen konuları dinlemekten sıkılacaktır.

BIM koordinasyon toplantısı için taştan oyulmuş bir formül yoktur, bu nedenle neyin işe yarayıp neyin yaramadığını sürekli olarak analiz etmeli ve süreci buna göre ayarlamalısınız. Ancak bu şekilde inşaat RFI'larını verimli bir şekilde ele alabilirsiniz.

İnşaat RFI'larına verimli bir şekilde nasıl yanıt verilir?

Yanıt bekleyen yüzlerce RFI ile bunalmak oldukça kolaydır. Bu nedenle, RFI'ları doğru bir şekilde ele aldığınızdan emin olmak için bazı basit ipuçlarını takip etmek daha iyidir:

• RFI'ları günlüğe kaydedin. RFI talebi eklendi, değişiklikler beklemede.
• Sorunları özenle analiz edin. İlk yanıt yeterince ayrıntılı olmadığı için bir RFI'nın yüklenici tarafından yeniden gönderilmesi gerektiği çok yaygın bir durumdur. Acele etmeyin ve inşaat RFI'sının ihtiyaçlarını ilk seferde tam olarak anladığınızdan emin olun.
• Gerekirse diğer taraflara danışın. Eğer konu sizin görev alanınızın dışındaysa, konuyu mimarlar veya mühendislerle tartışmak için biraz zaman harcamanız daha iyi olacaktır.
• Ayrıntılı olarak cevaplayın. Bir kez daha, yerinde bir cevap oluşturmak için ne kadar çok zaman harcarsanız, bu RFI'nın tekrar gönderilme şansı o kadar azalır ve proje zarara uğrar. Soruna tam olarak yanıt verdiğinizde RFI'lar temelli olarak çözülecektir.

Bu dört adım basit ve açık görünebilir, ancak bunları uygulamak ve ekibinizin sistematik olarak takip etmesini sağlamak oldukça çaba gerektirir.

Sonuç

Projelerinizin her zaman minimum aksaklıkla ilerlemesini sağlamak istiyorsanız, inşaatta RFI kullanmak çok önemlidir. RFI sürecini iş akışlarınıza ne kadar erken uygularsanız, anlaşmazlıklar, yanlış anlamalar ve yeniden çalışmalar için o kadar az çaba ve zaman harcarsınız.

Bu makalede inşaatta RFI'nın ne olduğu, neden kullanmanız gerektiği, nasıl oluşturulacağı ve RFI dokümantasyonunun en verimli şekilde nasıl ele alınacağı gösterilmektedir. Şirketinizde RFI yönetimi sürecini iyileştirme konusunda başka sorularınız varsa - bizi arayınPowerkh yardımcı olmaya hazır