Bau-RFI: Vorlage, bewährte Praktiken

Als Spezialist für Architektur, Ingenieurwesen und Bauwesen (AEC) sind Sie wahrscheinlich mit der Verwendung von RFI im Bauwesen vertraut. Dennoch kennen nur wenige Architekten oder Bauunternehmer die tatsächlichen Kosten eines suboptimalen Arbeitsablaufs bei der Bearbeitung von RFI im Bauwesen. Fast $860.000 von $1 Million, die für langfristige Projekte ausgegeben werden, entfallen auf die Bearbeitung der RFI-Dokumentation, so die Ergebnisse einer Umfrage des Navigant Construction Forums die fast 1.400 Projekte umfasste.

Versuchen Sie sich vorzustellen, dass fast 86% der Ausgaben nicht in den Bau fließen, sondern für die Zeit aufgewendet werden, die vergeudet wird, während mehrere Beteiligte ineffiziente RFIs hin und her schieben. Dies ist eine kolossale Verschwendung von Kundenressourcen - aber mit dem richtigen Projektmanagement kann dies effizient gestaltet werden. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was eine RFI ist, wofür sie verwendet wird, wie man ein RFI-Konstruktionsdokument schreibt und wie man richtig darauf antwortet.

Was ist RFI im Bauwesen?

Als Faustregel gilt, dass ein Auskunftsersuchen im Bauwesen ein Dokument ist, das dazu dient, Unklarheiten zu beseitigen, Lücken zu füllen oder Bedenken zu klären, die während des Bauprojekts auftreten. Diese RFI werden in der Regel von Subunternehmern an Generalunternehmer oder Kunden gerichtet, um ein bestimmtes Problem zu lösen. Der Begriff kann sich auch auf erste Anfragen beziehen, die der Kunde vor der Ausschreibungsphase stellt, um einige vorläufige Informationen über die Kosten und die Methoden der Projektabwicklung durch verschiedene Auftragnehmer zu erhalten.

Wofür wird es verwendet?

Kein Entwurf, kein Bauplan, keine Bestandsdokumentation und keine Blaupause kann alle Probleme vorhersagen, die während eines langwierigen Bauprojekts auftreten können. Möglicherweise müssen einige Materialien oder Ausrüstungen ersetzt werden, einige Systemkonfigurationen müssen aktualisiert werden, und es gibt viele andere Probleme, die auftreten können. Um kostspielige Nacharbeiten im weiteren Verlauf zu vermeiden, sollte jeder Fall entsprechend hervorgehoben und nach einem stabilen Arbeitsablauf bearbeitet werden.

Das häufigste Beispiel für RFI im Bauwesen ist die Aufforderung eines Subunternehmers an einen Generalunternehmer, zusätzliche Angaben zu machen, z. B. in folgenden Fällen

• Klärung des Designs. Während des Projekts können viele Änderungen auftreten. Sollte ein Teil des Entwurfs unklar sein oder Konflikte mit der tatsächlichen Struktur enthalten, sollte eine RFI eingereicht werden.
• Substitution von Materialien. Manchmal sind die ursprünglich vorgesehenen Materialien unerwartet nicht mehr verfügbar, unerschwinglich oder für das Projekt nicht mehr geeignet. Dann ist es an der Zeit, über einen geeigneten Ersatz zu sprechen.
• Lösung von Bauproblemen. Aus verschiedenen Gründen kann sich der geplante Bauablauf ändern, und es können sich daraus zahlreiche Probleme ergeben. Eine RFI hilft sicherzustellen, dass diese Änderungen das Projekt nicht zum Entgleisen bringen.
• Klärung der Vertragsbedingungen. Kein Vertrag kann alle Eventualitäten vorhersehen. Die RFI hilft, die Fälle herauszufinden, in denen das Projektbudget oder der Zeitplan angepasst werden müssen.

Wie Sie sehen, sind Elemente wie Bau-RFI ein wertvoller Bestandteil der gesamten Projektdokumentation und sollten sorgfältig behandelt werden, um eine reibungslose Projektdurchführung zu gewährleisten.

Warum RFI-Technologie im Bauwesen einsetzen?

In vielen Fällen führen ungelöste Unklarheiten oder Streitigkeiten während der Planungs- oder Entwurfsphase zu enormen Kosten für Nacharbeiten in der Zukunft. Die Aufrechterhaltung eines gesunden und transparenten RFI-Workflows hilft, die Diskussion zu strukturieren und die Probleme zeitnah zu lösen. Zeit ist im Bauwesen von entscheidender Bedeutung, daher ist ein die durchschnittliche RFI wird in etwa einer Woche beantwortet.

Manchmal kann eine Anfrage jedoch nicht vom Auftragnehmer beantwortet werden und wird an den Architekten, die Designer oder die Interessenvertreter des Kunden weitergeleitet. Dies führt zu einer Vielzahl von Ping-Pong-Diskussionen zwischen mehreren Parteien. Der Einsatz spezieller Technologien für die digitale Ausgabe und Beantwortung von RFI hilft, all diese Diskussionen nachzuvollziehen und den gesamten Prozess vorhersehbar zu machen. In der Zwischenzeit, vor einigen Jahren, haben mehr als 20% der Bau-RFI-Fälle blieben unbeantwortet).

So sieht ein ungefährer RFI-Prozess aus:

• Wenn ein Unterauftragnehmer auf ein Problem stößt, schreibt er eine Anfrage (RFI) und legt sie dem Auftragnehmer zur Klärung vor.
• Wenn möglich, versucht ein Generalunternehmer, eine präzise Antwort auf die in der Anfrage beschriebene Aufgabe zu geben.
• Wenn zusätzliche Informationen erforderlich sind, wird die Anfrage an die entsprechenden Projektbeteiligten weitergeleitet - Designer, Architekten, Ingenieure, die Interessenvertreter des Kunden usw. Wenn die Anfrage zusätzlichen Klärungsbedarf hat, kann die Anfrage mit der Bitte um weitere Details an den Unterauftragnehmer zurückgeschickt werden.
• Wenn die Anfrage zusätzlichen Klärungsbedarf hat, kann die Anfrage mit der Bitte um weitere Einzelheiten an den Unterauftragnehmer zurückgeschickt werden.
• Sobald die Anfrage eine klare Antwort von der zuständigen Person erhalten hat, wird sie an den Unterauftragnehmer zurückgeschickt.
• Wenn die Antwort alle erforderlichen Angaben enthält, kann die Arbeit fortgesetzt werden. Wenn nicht - ausspülen, wiederholen.

Während ein Auftragnehmer auf eine Antwort auf eine Anfrage wartet und den Auftrag auf Eis legt, verliert der Kunde natürlich Geld. Daher hilft ein gut strukturierter RFI-Prozess dabei, sicherzustellen, dass alle Anträge und Anfragen gesehen, gehört und bearbeitet werden, damit das Projekt im Zeitplan bleibt. Das bringt uns zum nächsten Punkt: Wie kann man sicherstellen, dass der RFI-Prozess gut funktioniert?

Wie man eine RFI für das Bauwesen schreibt

Sie möchten, dass Ihre RFI schnell beantwortet werden und wertvolle Beiträge liefern. Um dies zu gewährleisten, müssen sie auf eine bestimmte Weise strukturiert werden. Hier ist ein Beispiel für eine RFI im Bauwesen:

• Eine klare Beschreibung eines Problems. Beschreiben Sie kurz und prägnant das Problem, das Sie beschäftigt, und halten Sie sich mit einem Problem pro RFI zurück.
• Ein Lösungsvorschlag die sich aus dem vorhandenen Fachwissen ergeben.
• Etwas Kontext, um keine Ungewissheit aufkommen zu lassen.
• Bildmaterial eine Beschreibung der Herausforderung, falls zutreffend. Fotos, Entwürfe oder andere Informationen, die das Problem veranschaulichen können.

Wenn man sich an dieses Muster hält, maximiert die Partei, die eine RFI herausgibt, die Chancen, eine rechtzeitige, prägnante und treffende Antwort zu erhalten.

Bewährte Praktiken im RFI-Prozess

• Name des Projekts. Ein Bauunternehmen arbeitet selten nur an einem einzigen Projekt zur gleichen Zeit. Die Angabe des Projektnamens hilft dabei, schnell zu verstehen, worauf sich die RFI bezieht.
• Erstellungsdatum. Dies hilft, den Zeitplan konsistent zu halten und den Überblick zu behalten, wann dieses oder jenes Problem aufgetreten ist.
• Die RFI-Nummer. Diese können chronologisch oder nach anderen Regeln gebildet werden. Sie müssen nur eindeutig sein, damit die Daten später bei Bedarf leicht gefunden werden können.
• Die Daten des Empfängers. Eine RFI muss eine Liste der Personen enthalten, die sie erhalten sollen. Keine E-Mails, sondern vollständige Namen und Positionen.
• Der Name des Betreffs. Geben Sie den Zweck der Anfrage klar und deutlich an. "Bitte klären" ist nicht gut, "Fragen zu Sanitäranlagen" ist besser, "Problem mit Armaturen zur Entwässerung" ist am besten.
• RFI-Details. Der Grund für die Einreichung dieser Anfrage und die Details, die Sie aus der Antwort erhalten müssen.
• Datum der Antwort. Wie bereits erwähnt, in der Regel eine Woche nach dem Ausstellungsdatum, in dringenden Fällen aber auch schon früher.
• Ein Verweis auf die Dokumentation. Wenn sich ein in dieser Anfrage beschriebenes Problem auf ein anderes Dokument bezieht, geben Sie dessen Referenznummer und Format an, um das Auffinden der entsprechenden Details zu erleichtern.
• Name des Emittenten. So können die anderen Parteien leichter erkennen, wem sie antworten müssen.
• Angaben zum Unternehmen. Dies wird auch dazu beitragen, die Suche unter den vielen RFI einzugrenzen.
• Datum der Antwort. Beachten Sie dies, wenn der RFI-Autor eine Antwort erhalten hat.

Da diese Details in jedem RFI-Formular für das Bauwesen gleich sind, ist die Erstellung einer RFI-Vorlage zur Verwendung in Ihren Projekten durchaus sinnvoll.

RFI-Vorlage Beispiel

Sie können dieses Formular ausfüllen RFI-Vorlage (ein Google-Dokument ohne Bearbeitungsrechte, also machen Sie bitte eine Kopie). Speichern Sie es bei Bedarf im PDF-Format, damit Sie es leichter per E-Mail versenden können, wenn Ihr Unternehmen noch keine spezielle Software für das RFI-Management hat. Es ist auch sinnvoll, ein Google Spreadsheet (oder eine Excel-Datei) für eine RFI-Bearbeitungsprotokoll um Konsistenz und Nachvollziehbarkeit für die effiziente Bearbeitung jeder RFI zu gewährleisten. Der obige Link zeigt die Phasen jeder RFI-Anfrage:

• Offen. RFI-Anfrage hinzugefügt, Änderungen stehen noch aus.
• Geschlossen. Die RFI-Anfrage wurde geschlossen, da Änderungen vorgenommen wurden.
• Zurückgeschickt. Rücksendung der RFI-Anfrage an den Emittenten zur weiteren Klärung
• Nicht gültig. Der RFI-Antrag verlor seine Gültigkeit und wurde geschlossen.

Dies kann auch mit einem beliebigen Projektmanagementsystem wie Procore, Bim360, Trello oder Asana, Jira oder Youtrack geschehen - überall dort, wo Sie Aufgaben einer bestimmten Person zuweisen, Dateien an sie anhängen und den Status jeder Aufgabe verfolgen können.

Verfolgen Sie die Umsetzung der RFI. Andernfalls besteht die Gefahr, dass wichtige Aktualisierungen verpasst werden oder der Prozess durch Dutzende und Hunderte von ungelösten Anfragen blockiert wird. Da die Bearbeitung der RFI-Dokumentation die Aufmerksamkeit aller Beteiligten erfordert, lässt sich der Fortschritt am besten während der BIM-Koordinierungssitzungen verfolgen.

Bewährte Praktiken im RFI-Prozess

• Name des Projekts. Ein Bauunternehmen arbeitet selten nur an einem einzigen Projekt zur gleichen Zeit. Die Angabe des Projektnamens hilft dabei, schnell zu verstehen, worauf sich die RFI bezieht.
• Erstellungsdatum. Dies hilft, den Zeitplan konsistent zu halten und den Überblick zu behalten, wann dieses oder jenes Problem aufgetreten ist.
• Die RFI-Nummer. Diese können chronologisch oder nach anderen Regeln gebildet werden. Sie müssen nur eindeutig sein, damit die Daten später bei Bedarf leicht gefunden werden können.
• Die Daten des Empfängers. Eine RFI muss eine Liste der Personen enthalten, die sie erhalten sollen. Keine E-Mails, sondern vollständige Namen und Positionen.
• Der Name des Betreffs. Geben Sie den Zweck der Anfrage klar und deutlich an. "Bitte klären" ist nicht gut, "Fragen zu Sanitäranlagen" ist besser, "Problem mit Armaturen zur Entwässerung" ist am besten.
• RFI-Details. Der Grund für die Einreichung dieser Anfrage und die Details, die Sie aus der Antwort erhalten müssen.
• Datum der Antwort. Wie bereits erwähnt, in der Regel eine Woche nach dem Ausstellungsdatum, in dringenden Fällen aber auch schon früher.
• Ein Verweis auf die Dokumentation. Wenn sich ein in dieser Anfrage beschriebenes Problem auf ein anderes Dokument bezieht, geben Sie dessen Referenznummer und Format an, um das Auffinden der entsprechenden Details zu erleichtern.
• Name des Emittenten. So können die anderen Parteien leichter erkennen, wem sie antworten müssen.
• Angaben zum Unternehmen. Dies wird auch dazu beitragen, die Suche unter den vielen RFI einzugrenzen.
• Datum der Antwort. Beachten Sie dies, wenn der RFI-Autor eine Antwort erhalten hat.

Da diese Details in jedem RFI-Formular für das Bauwesen gleich sind, ist die Erstellung einer RFI-Vorlage zur Verwendung in Ihren Projekten durchaus sinnvoll.

BIM-Koordinationsbesprechungen - ein großartiges Instrument, um die Arbeit im Fluss zu halten

Solche Besprechungen sollten einmal pro Woche stattfinden, um den Prozess der RFI-Bearbeitung im Auge zu behalten. Wenn die Mitarbeiter einen festen Zeitplan für die Treffen haben, die Grenzen ihrer Beteiligung kennen und den tatsächlichen Nutzen des Prozesses erkennen, laufen die Dinge viel reibungsloser ab. Es gibt eine ausgezeichnete Übersicht über 50 Tipps für erfolgreiche BIM-Koordinierungssitzungenund wir geben im Folgenden einen kurzen Überblick.

• Beginnen Sie mit der Koordination. Legen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für alle Teilnehmer fest, lassen Sie sie sich vorstellen, nehmen Sie sich Zeit, um zu zeigen, wie die Software funktioniert, und legen Sie von Anfang an die Grundregeln für den Prozess fest.
• Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg. Weisen Sie Probleme automatisch jedem Team zu und benachrichtigen Sie alle über das bevorstehende Datum der Kollisionsprüfung. Sortieren Sie die Probleme nach Datum und lösen Sie die dringendsten zuerst. Erstellen Sie einen Koordinationsbericht und versenden Sie ihn im Voraus, damit die Mitarbeiter vorbereitet sind und die Besprechungen in kürzerer Zeit besser ablaufen.
• Holen Sie sich die Zustimmung der Führungskräfte. Vermitteln Sie dem Bauherrn klar den Wert der BIM-Koordination. Ihr Gewicht und ihr Einfluss werden dazu beitragen, die übrigen Beteiligten mit ins Boot zu holen. Kommunizieren Sie den Zeitplan, die Grenzen und die Erwartungen klar und deutlich.
• Befolgen Sie einige bewährte Verfahren. Lassen Sie nur die Personen an der Sitzung teilnehmen, die in der jeweiligen Projektphase benötigt werden. Je mehr von ihnen Erfahrung vor Ort haben, desto besser. Behalten Sie stets die Zwischenfristen im Auge und beglückwünschen Sie jedes Team zu jedem Erfolg, ob groß oder klein. Menschen neigen dazu, sich mehr anzustrengen, wenn sie eine Belohnung erhalten, und nicht nur Probleme während der BIM-Koordinierungssitzungen anzusprechen.
• Setzen Sie rücksichtslos Prioritäten. Nur die Themen, die die Zusammenarbeit mehrerer Teams erfordern, sollten auf die Tagesordnung gesetzt werden. Wenn eine Aufgabe, wie groß sie auch sein mag, vollständig in die Zuständigkeit eines einzigen Teams fällt, sollten Sie sie an dieses Team delegieren und es für die rechtzeitige Erledigung verantwortlich machen. Nur wenn größere Hindernisse auftauchen, die die Mitwirkung anderer Teams erfordern, sollten solche Fälle auf die Tagesordnung gesetzt werden - sonst langweilen sich die Leute bald zu Tode, wenn sie von Angelegenheiten hören, die sie in keiner Weise betreffen.

Es gibt kein Patentrezept für eine BIM-Koordinierungssitzung. Daher sollten Sie ständig analysieren, was funktioniert und was nicht - und den Prozess entsprechend anpassen. Nur so werden Sie in der Lage sein, Bauanfragen effizient zu bearbeiten.

Effiziente Beantwortung von Bau-RFIs

Mit Hunderten von RFIs, die auf eine Antwort warten, kann man leicht überfordert werden. Daher ist es besser, einige einfache Tipps zu befolgen, um sicherzustellen, dass Sie RFIs richtig behandeln:

• Protokollieren Sie die RFIs. RFI-Anfrage hinzugefügt, Änderungen stehen noch aus.
• Analysieren Sie die Probleme sorgfältig. Es kommt viel zu häufig vor, dass eine RFI vom Auftragnehmer erneut eingereicht werden muss, weil die erste Antwort nicht ausführlich genug war. Nehmen Sie sich Zeit und stellen Sie sicher, dass Sie die Anforderungen der Bauanfrage beim ersten Mal vollständig verstanden haben.
• Beraten Sie sich bei Bedarf mit anderen Parteien. Es ist besser, einige Zeit damit zu verbringen, das Problem mit den Architekten oder Ingenieuren zu besprechen, wenn es nicht in Ihren Aufgabenbereich fällt.
• Antwort im Detail. Auch hier gilt: Je mehr Zeit Sie für die Formulierung einer treffenden Antwort aufwenden, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Anfrage erneut eingereicht wird und das Projekt dadurch Schaden nimmt. Beantworten Sie die Frage vollständig, und die RFI wird für immer gelöst sein.

Diese vier Schritte mögen einfach und offensichtlich erscheinen, doch es erfordert einiges an Aufwand, sie umzusetzen und Ihr Team dazu zu bringen, sie systematisch zu befolgen.

Schlussfolgerung

Der Einsatz von RFI im Bauwesen ist unerlässlich, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Projekte stets mit minimalen Unterbrechungen ablaufen. Je früher Sie den RFI-Prozess in Ihre Arbeitsabläufe einführen, desto weniger Aufwand und Zeit werden Sie für Streitigkeiten, Missverständnisse und Nacharbeiten aufwenden müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie, woraus eine Anfrage im Bauwesen besteht, warum Sie sie verwenden sollten, wie Sie eine Anfrage erstellen und wie Sie sicherstellen, dass die Anfrage-Dokumentation möglichst effizient gehandhabt wird. Wenn Sie weitere Fragen zur Verbesserung des RFI-Managements in Ihrem Unternehmen haben - Rufen Sie uns anPowerkh ist bereit zu helfen