طلب المعلومات الإنشائية: النموذج، أفضل الممارسات

بصفتك متخصصًا في الهندسة المعمارية والهندسة والإنشاءات (AEC)، من المحتمل أن تكون على دراية باستخدام طلب المعلومات في مجال الإنشاءات. ومع ذلك، لا يعرف الكثير من المهندسين المعماريين أو المقاولين في الواقع التكاليف الحقيقية لسير عمل التعامل مع طلبات المعلومات المتعلقة بطلبات التقصي عن طلب المعلومات في مجال البناء دون المستوى الأمثل. يتم تخصيص ما يقرب من $860,000 من كل $1 مليون دولار من كل $1 مليون دولار يتم إنفاقها على المشاريع طويلة الأجل للتعامل مع وثائق طلب المعلومات المتعلقة بطلبات التفسير، وفقًا لنتائج استطلاع منتدى نافيجانت للإنشاءات التي شملت ما يقرب من 1,400 مشروع.

حاول أن تستوعب حقيقة أن ما يقرب من 861 تيرابايت 3 تيرابايت من النفقات لا تذهب إلى البناء، بل يتم إنفاقها على الوقت الضائع بينما يقوم العديد من أصحاب المصلحة بتبادل طلبات تقديم الطلبات غير الفعالة ذهابًا وإيابًا. هذا إهدار هائل لموارد العميل - ولكن يمكن تحقيق الكفاءة من خلال الإدارة السليمة للمشروع. تابع القراءة لتتعرف على كل شيء عن ماهية طلب تقديم طلب إبداء الرأي، وما هو الغرض منه، وكيفية كتابة مستند طلب إبداء الرأي الإنشائي، وكيفية الرد عليه بشكل صحيح.

ما هو الترددات اللاسلكية في البناء؟

كقاعدة عامة، فإن طلب المعلومات في البناء هو مستند يهدف إلى حل أي غموض أو سد الثغرات أو توضيح أي مخاوف تنشأ أثناء مشروع البناء. عادةً ما يصدر مقاولو الباطن طلبات المعلومات هذه إلى المقاولين العموميين أو العملاء لحل مشكلة معينة. يمكن أن ينطبق المصطلح أيضاً على الاستفسارات الأولية التي يقوم بها العميل قبل مرحلة تقديم العطاءات لجمع بعض المعلومات الأولية عن تكاليف وطرق تسليم المشروع من قبل المقاولين المختلفين.

فيمَ تُستخدم؟

لا يمكن لأي تصميمات أو خطط إنشائية أو وثائق كما هي مبنية أو مخططات أن تتنبأ بجميع المشكلات التي قد تحدث خلال مشروع إنشائي طويل. قد يتعين استبدال بعض المواد أو المعدات، وقد تحتاج بعض تكوينات النظام إلى التحديث، وهناك الكثير من المشكلات الأخرى التي قد تنشأ. لتجنب عمليات إعادة العمل المكلفة في المستقبل، يجب تسليط الضوء على كل حالة بشكل مناسب ومعالجتها وفقًا لسير عمل مستقر.

يأخذ المثال الأكثر شيوعًا لطلب المعلومات في مجال الإنشاءات شكل طلب من مقاول من الباطن إلى المقاول العام لتقديم تفاصيل إضافية في حالات مثل

• توضيح التصميم. يمكن أن تحدث العديد من التغييرات أثناء المشروع. إذا كان أي جزء من التصميم غير واضح أو يحتوي على تعارضات مع الهيكل الفعلي، ينبغي تقديم طلب إبداء الرأي.
• استبدال المواد. في بعض الأحيان تصبح المواد المقصودة في الأصل غير متوفرة بشكل غير متوقع، أو لا يمكن تحمل تكلفتها، أو لم تعد مناسبة للمشروع. وهذا يعني أن الوقت قد حان لمناقشة البديل المناسب.
• حل مشاكل البناء. لأسباب مختلفة، يمكن أن يتغير تسلسل البناء المخطط له، وقد تنشأ مشاكل متعددة نتيجة لذلك. يساعد طلب المعلومات على ضمان عدم خروج هذه التغييرات عن مسار المشروع.
• توضيح شروط العقد. لا يمكن لأي عقد أن يتنبأ بجميع الاحتمالات. يساعد طلب المعلومات على فرز الحالات التي يجب فيها تعديل ميزانية المشروع أو الجدول الزمني.

كما ترى، تشكل عناصر مثل طلب المعلومات الإنشائية جزءًا قيمًا من وثائق المشروع بشكل عام ويجب التعامل معها بعناية لضمان تنفيذ المشروع بسلاسة.

لماذا استخدام تقنية RFI الإنشائية

في كثير من الحالات، يؤدي الغموض أو الخلافات التي لم يتم حلها خلال مرحلة التخطيط أو التصميم إلى نفقات ضخمة على إعادة العمل في المستقبل. ويساعد الحفاظ على سير عمل طلب المعلومات بشكل صحي وشفاف في الحفاظ على تنظيم المناقشة ومعالجة المشكلات على الفور. الوقت هو جوهر المسألة في البناء، لذا فإن يتم الرد على متوسط طلب المعلومات في غضون أسبوع تقريباً.

ومع ذلك، في بعض الأحيان، لا يمكن للمقاول الرد على طلب المعلومات من قبل المقاول ويتم إرساله إلى المهندس المعماري أو المصممين أو أصحاب المصلحة لدى العميل. وينتج عن ذلك الكثير من المناقشات بين أطراف متعددة. ويساعد استخدام التكنولوجيا المتخصصة لإصدار طلبات إبداء الرأي والرد عليها رقميًا في الحفاظ على إمكانية تتبع جميع هذه المناقشات وإمكانية التنبؤ بالعملية بأكملها. وفي الوقت نفسه، منذ بضع سنوات، أكثر من 20% من حالات طلب المعلومات المتعلقة بالبناء لم يتم الرد عليها).

هذا ما تبدو عليه عملية طلب المعلومات التقريبي:

• عندما يواجه المقاول من الباطن مشكلة ما، يقوم بكتابة طلب استفسار ويرسله إلى المقاول لتوضيحها.
• إذا أمكن، يحاول المقاول العام تقديم استجابة دقيقة للتحدي الموصوف في طلب المعلومات.
• إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات إضافية، يتم إرسال طلب المعلومات إلى المشاركين المناسبين في المشروع - المصممين والمعماريين والمهندسين المعماريين والمهندسين وأصحاب المصلحة لدى العميل، إلخ. إذا كان الطلب يحتاج إلى توضيح إضافي، يمكن إعادة طلب المعلومات إلى المقاول من الباطن للحصول على مزيد من التفاصيل.
• إذا كان الطلب يحتاج إلى توضيح إضافي، يمكن إعادة طلب المعلومات إلى المقاول من الباطن للحصول على مزيد من التفاصيل.
• بمجرد أن يتلقى طلب المعلومات رداً واضحاً من الشخص المناسب، يتم إرساله مرة أخرى إلى المقاول من الباطن.
• إذا كان الرد يوفر جميع التفاصيل المطلوبة، يمكن مواصلة العمل. إذا لم يكن كذلك - اشطف، كرر.

بطبيعة الحال، بينما ينتظر المقاول الرد على طلب إبداء الرأي ويعلق العمل، يخسر العميل أمواله. ولذلك، فإن وجود عملية منظمة بشكل جيد لطلب المعلومات يساعد على ضمان رؤية جميع الطلبات والاستفسارات والاستماع إليها ومعالجتها لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح. يقودنا هذا إلى النقطة التالية - كيف تضمن أن عملية طلب المعلومات والاستفسارات تعمل بشكل جيد؟

كيفية كتابة طلب المعلومات الإنشائية

أنت تريد أن يتم الرد على طلبات تقديم الطلبات الخاصة بك بسرعة وتقديم مدخلات قيّمة. ولضمان هذه النتيجة، يجب تنظيمها بطريقة معينة. فيما يلي مثال على طلب المعلومات في مجال الإنشاءات:

• وصف واضح للمشكلة. قم بوصف المشكلة المطروحة بإيجاز، واجعلها مختصرة، مع تحديد مشكلة واحدة لكل طلب معلومات
• حل مقترح النابعة من الخبرات المتاحة.
• بعض السياق, عدم ترك أي فرصة للشك.
• المرئيات وصف المشكلة، إن أمكن. صور أو تصميمات أو أي معلومات أخرى يمكن أن تساعد في تصور المشكلة.

وباتباع هذا النمط، يزيد الطرف الذي أصدر طلب المعلومات من فرص الحصول على رد في الوقت المناسب وموجز ومناسب.

أفضل ممارسات التعامل مع عملية طلب المعلومات

• اسم المشروع. نادراً ما تعمل شركة المقاولات على مشروع واحد في كل مرة. ويساعد ذكر اسم المشروع على فهم ما يتعلق بطلب المعلومات بسرعة.
• تاريخ الإنشاء. يساعد ذلك في الحفاظ على اتساق الجدول الزمني وتتبع وقت ظهور هذه المشكلة أو تلك.
• رقم طلب المعلومات يمكن أن تكون هذه البيانات مرتبة زمنيًا أو يتم تشكيلها وفقًا لقواعد أخرى، ويجب أن تكون فريدة من نوعها للمساعدة في العثور على البيانات بسهولة لاحقًا، إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
• تفاصيل المستلم يجب أن يحتوي طلب المعلومات على قائمة بالأشخاص الذين يجب أن يتلقوه. ليس رسائل البريد الإلكتروني، ولكن الأسماء الكاملة والمناصب.
• اسم الموضوع اذكر بوضوح القصد من طلب المعلومات. "يرجى التوضيح" ليست جيدة، "أسئلة عن السباكة" أفضل، "مشكلة في تركيبات الصرف" أفضل.
• تفاصيل طلب المعلومات. سبب تقديم طلب المعلومات هذا والتفاصيل التي تحتاج إلى الحصول عليها من الرد.
• تاريخ الاستجابة. كما ذكرنا أعلاه، عادةً ما يكون بعد أسبوع من تاريخ الإصدار، ولكن يمكن أن يكون قبل ذلك إذا كانت هناك حالة طارئة.
• إشارة إلى الوثائق. إذا كانت هناك مشكلة موصوفة في طلب المعلومات هذا تتعلق بوثيقة أخرى، اذكر رقمها المرجعي وصيغتها لتسهيل تحديد موقع التفاصيل ذات الصلة.
• اسم المُصدر سيساعد ذلك الأطراف الأخرى على تحديد الجهة التي يجب الرد عليها.
• تفاصيل الشركة. سيساعد ذلك أيضًا في تضييق نطاق البحث بين العديد من طلبات تقديم العروض.
• تاريخ الاستجابة. لاحظ ذلك عندما تتلقى جهة إصدار طلب المعلومات رداً.

نظرًا لأن هذه التفاصيل هي نفسها في كل نموذج طلب معلومات عن الإنشاءات، فإن إعداد نموذج طلب معلومات عن الإنشاءات لاستخدامه في مشاريعك أمر منطقي تمامًا.

مثال على نموذج طلب المعلومات

لا تتردد في استخدام هذا القابل للتعبئة نموذج طلب المعلومات (مستند Google بدون حقوق التحرير، لذا يرجى عمل نسخة منه). احفظه بصيغة PDF إذا كنت بحاجة إليه، حتى يسهل إرساله بالبريد الإلكتروني إذا لم يكن لدى شركتك برنامج متخصص لإدارة طلبات المعلومات. من المنطقي أيضًا أن يكون لديك جدول بيانات من Google (أو ملف Excel) لـ سجل معالجة طلبات الاستجابة السريعة لضمان الاتساق وإمكانية التتبع من أجل التعامل الفعال مع كل طلب طلب معلومات. يعرض الرابط أعلاه مراحل كل طلب من طلبات المعلومات:

• مفتوح. تمت إضافة طلب إجراء طلب المعلومات، والتغييرات معلقة.
• مغلق تم إغلاق طلب معلومات طلب المعلومات حيث تم إجراء التغييرات.
• تم إرجاعها. تم إعادة طلب طلب المعلومات إلى جهة الإصدار للحصول على توضيحات إضافية
• غير صالح. فقد طلب استقصاء المعلومات صلاحيته وتم إغلاقه.

يمكن القيام بذلك أيضًا باستخدام أي نظام لإدارة المشاريع مثل Procore أو Bim360 أو Trello أو Asana أو Jira أو Youtrack - حيث يمكنك تعيين المهام لشخص معين، وإرفاق الملفات بها وتتبع حالة كل مهمة.

تتبّع تنفيذ طلب المعلومات. وبخلاف ذلك، هناك خطر فقدان التحديثات الهامة أو انسداد العملية بعشرات ومئات الطلبات التي لم يتم حلها. نظرًا لأن التعامل مع وثائق طلب المعلومات يتطلب اهتمام جميع الأشخاص المعنيين، فمن الأفضل تتبع التقدم المحرز خلال اجتماعات تنسيق نمذجة معلومات البناء.

أفضل ممارسات التعامل مع عملية طلب المعلومات

• اسم المشروع. نادراً ما تعمل شركة المقاولات على مشروع واحد في كل مرة. ويساعد ذكر اسم المشروع على فهم ما يتعلق بطلب المعلومات بسرعة.
• تاريخ الإنشاء. يساعد ذلك في الحفاظ على اتساق الجدول الزمني وتتبع وقت ظهور هذه المشكلة أو تلك.
• رقم طلب المعلومات يمكن أن تكون هذه البيانات مرتبة زمنيًا أو يتم تشكيلها وفقًا لقواعد أخرى، ويجب أن تكون فريدة من نوعها للمساعدة في العثور على البيانات بسهولة لاحقًا، إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
• تفاصيل المستلم يجب أن يحتوي طلب المعلومات على قائمة بالأشخاص الذين يجب أن يتلقوه. ليس رسائل البريد الإلكتروني، ولكن الأسماء الكاملة والمناصب.
• اسم الموضوع اذكر بوضوح القصد من طلب المعلومات. "يرجى التوضيح" ليست جيدة، "أسئلة عن السباكة" أفضل، "مشكلة في تركيبات الصرف" أفضل.
• تفاصيل طلب المعلومات. سبب تقديم طلب المعلومات هذا والتفاصيل التي تحتاج إلى الحصول عليها من الرد.
• تاريخ الاستجابة. كما ذكرنا أعلاه، عادةً ما يكون بعد أسبوع من تاريخ الإصدار، ولكن يمكن أن يكون قبل ذلك إذا كانت هناك حالة طارئة.
• إشارة إلى الوثائق. إذا كانت هناك مشكلة موصوفة في طلب المعلومات هذا تتعلق بوثيقة أخرى، اذكر رقمها المرجعي وصيغتها لتسهيل تحديد موقع التفاصيل ذات الصلة.
• اسم المُصدر سيساعد ذلك الأطراف الأخرى على تحديد الجهة التي يجب الرد عليها.
• تفاصيل الشركة. سيساعد ذلك أيضًا في تضييق نطاق البحث بين العديد من طلبات تقديم العروض.
• تاريخ الاستجابة. لاحظ ذلك عندما تتلقى جهة إصدار طلب المعلومات رداً.

نظرًا لأن هذه التفاصيل هي نفسها في كل نموذج طلب معلومات عن الإنشاءات، فإن إعداد نموذج طلب معلومات عن الإنشاءات لاستخدامه في مشاريعك أمر منطقي تمامًا.

الاجتماعات التنسيقية لنمذجة معلومات المباني - أداة رائعة للحفاظ على سير العمل

يجب عقد مثل هذه الاجتماعات مرة واحدة في الأسبوع لمتابعة عملية حل طلبات المعلومات المطلوبة. عندما يكون لدى الأشخاص جدول زمني ثابت للاجتماعات، ويعرفون حدود مشاركتهم، ويرون قيمة فعلية من العملية، فإن الأمور تتم بسلاسة أكبر بكثير. هناك ملخص ممتاز لـ 50 نصيحة لإنجاح الاجتماعات التنسيقية لنمذجة معلومات المبانيونقدم لمحة موجزة أدناه.

• ابدأ بالتنسيق. خصص وقتًا مناسبًا لجميع المشاركين، ودعهم يقدمون أنفسهم، وخصص بعض الوقت لتوضيح كيفية عمل البرنامج، وضع القواعد الأساسية للعملية منذ البداية.
• الإعداد الجيد هو نصف النجاح. قم بتعيين المشكلات تلقائيًا لكل فريق وإخطار الجميع بموعد اكتشاف التعارض القادم. قم بفرز المشكلات حسب التاريخ وحل الأكثر إلحاحاً أولاً. قم بإنشاء تقرير تنسيقي وأرسله مسبقًا، حتى يصل الأشخاص جاهزين وتنجز الاجتماعات في وقت أقل.
• احصل على موافقة المسؤولين التنفيذيين. قم بتوصيل قيمة تنسيق نمذجة معلومات البناء بوضوح إلى المالك. سيساعد ثقلهم وتأثيرهم في إقناع بقية أصحاب المصلحة على المشاركة. التواصل بوضوح بشأن التوقيت والحدود والتوقعات.
• اتبع بعض أفضل الممارسات. احصل على الأشخاص المطلوبين فقط في مرحلة المشروع لحضور الاجتماع. وكلما زاد عددهم في الموقع، كان ذلك أفضل. تتبع دائمًا المواعيد النهائية المؤقتة وهنئ كل فريق على كل إنجاز، كبيرًا كان أو صغيرًا. يميل الأشخاص إلى تكريس المزيد من الجهد عندما يحصلون على الإشباع، وليس فقط معالجة المشكلات أثناء اجتماعات تنسيق نمذجة معلومات البناء.
• حدد الأولويات بلا رحمة. يجب أن تكون القضايا التي تتطلب تعاون عدة فرق فقط على جدول الأعمال. إذا كان هناك تحدٍ ما، مهما كان حجمه، يقع بالكامل تحت مسؤولية فريق واحد - ففوضه إليهم وحمّلهم المسؤولية عن إنجازه في الوقت المناسب. فقط في حالة ظهور عقبات كبيرة تحتاج إلى مشاركة فرق أخرى ينبغي إضافة مثل هذه القضايا إلى جدول الأعمال - وإلا سرعان ما سيشعر الناس بالملل حتى الموت عند الاستماع إلى مسائل لا تعنيهم بأي شكل من الأشكال.

لا توجد صيغة ثابتة لاجتماع تنسيق نمذجة معلومات البناء، لذلك يجب عليك تحليل ما ينجح وما لا ينجح باستمرار - وتعديل العملية وفقًا لذلك. وبهذه الطريقة فقط ستتمكن من التعامل مع طلبات تقديم الطلبات الإنشائية بكفاءة.

كيف تستجيب لطلبات تقديم العروض الإنشائية بكفاءة

من السهل جداً أن تنشغل بمئات طلبات تقديم الطلبات التي تنتظر الرد. وبالتالي، من الأفضل اتباع بعض النصائح البسيطة لضمان التعامل مع طلبات تقديم الطلبات بشكل صحيح:

• تسجيل طلبات تقديم الطلبات. تمت إضافة طلب إجراء طلب المعلومات، والتغييرات معلقة.
• حلل المشكلات بجدية. إنها حالة شائعة جداً عندما يحتاج المقاول إلى إعادة تقديم طلب المعلومات من قبل المقاول لأن الرد الأولي لم يكن مفصلاً بما فيه الكفاية. خُذ وقتك وتأكد من فهمك لاحتياجات طلب إبداء الرأي في طلب المعلومات الإنشائية بالكامل في المرة الأولى.
• التشاور مع الأطراف الأخرى إذا لزم الأمر. من الأفضل أن تقضي بعض الوقت في مناقشة المشكلة مع المهندسين المعماريين أو المهندسين المعماريين إذا كانت خارج نطاق مهامك.
• أجب بالتفصيل. مرة أخرى، كلما أمضيت وقتًا أطول في صياغة إجابة مناسبة، كلما قلّت فرصة إعادة تقديم طلب المعلومات مرة أخرى، وتكبد المشروع خسائر. قم بالرد على المشكلة بشكل كامل، وسيتم حل طلبات المعلومات المطلوبة للأبد.

قد تبدو هذه الخطوات الأربع بسيطة وواضحة، إلا أن الأمر يتطلب بعض الجهد لتنفيذها وجعل فريقك يتبعها بشكل منهجي.

الخاتمة

يعد استخدام RFI في البناء أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في ضمان تقدم مشاريعك دائمًا بأقل قدر من التعطيلات. وكلما أسرعت في تنفيذ عملية طلب المعلومات في سير العمل لديك، كلما قل الجهد والوقت الذي ستستغرقه في النزاعات وسوء الفهم وإعادة العمل.

تعرض هذه المقالة ما يتكون منه طلب المعلومات في مجال الإنشاءات، ولماذا يجب عليك استخدامه، وكيفية إنشائه، وكيفية ضمان التعامل مع وثائق طلب المعلومات بكفاءة عالية. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى حول تحسين عملية إدارة طلبات المعلومات في شركتك - اتصل بنا، باورخ على استعداد للمساعدة